Comment éliminer les factures sans commandes et passer à l’e-facturation ? C’est la double question à laquelle les experts Acxias se sont attachés à répondre lors d’un séminaire en ligne organisé mi-décembre, suivi par une trentaine de décideurs achats, approvisionnements et finance. Les « achats sauvages » à l’origine de ces factures, réalisés hors cadre, conduisent en effet à une dérive de la dépense et à des surcoûts de traitement.
Généralement délégués aux prescripteurs et aux utilisateurs finaux, les achats indirects donnent lieu à de nombreuses factures sans commandes, pour des biens ou et des services achetés auprès de fournisseurs non référencés, souvent sans contrôle ni validation des engagements. Ces « achats sauvages » posent des problèmes à plusieurs niveaux : par rapport aux obligations réglementaires (devoir de vigilance vis-à-vis des fournisseurs, respect des délais de règlement, « piste d’audit » des flux de facturation, etc.) d’abord, mais aussi en termes d’efficience et de dépenses. « Les factures sans commandes liées à ces achats génèrent en effet une augmentation importante des temps et des coûts de traitement, pour identifier les demandeurs, vérifier la conformité aux conditions éventuellement convenues en amont, voire procéder au référencement lorsqu’il s’agit de nouveaux fournisseurs », a détaillé Bertrand Gabriel, directeur du développement et des comptes stratégiques chez Acxias, dans son introduction. « Comme ces achats sont réalisés hors cadre, ils conduisent aussi à une dérive de la dépense, du fait d’une faible mise en concurrence et de conditions non négociées par un acheteur professionnel ».
La mise sous contrôle de ces dépenses, pour générer des gains de productivité et des économies supplémentaires, passe par un pilotage des consommations et une systématisation des commandes, avec une mise en concurrence des fournisseurs, ainsi que par le déploiement de la facturation électronique. Exemple à l’appui, Acxias estime ainsi qu’une mise en concurrence permet de générer entre 3 et 15 % de gains sur les dépenses sauvages, avec une moyenne autour de 7 %. Pour Bertrand Gabriel, sur la base de la centaine de projets menés en 15 ans par l’agence, il n’y aurait toutefois pas de solution miracle. « L’optimisation passe par une combinaison de bonnes pratiques, d’outils adaptés permettant le déploiement de ces pratiques, et de conduite du changement pour faciliter l’appropriation de ces outils par les utilisateurs internes et par les fournisseurs », a-t-il expliqué, ajoutant que « la clé pour ne pas avoir à traiter des factures sans commandes réside dans la qualité des processus en amont de la comptabilité fournisseurs ».
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Compte rendu complet du webinar : « Stop aux factures sans commandes ! »
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