Sur le processus Procure-to-pay (P2P), le potentiel de gain pour les ETI-PME se chiffre souvent en millions d’euros à horizon de 2 à 3 ans, estime Bertrand Gabriel, directeur d’Acxias en charge du développement. Il repose sur des leviers d’actions à plusieurs niveaux. D’abord en systématisant la mise en concurrence, si possible auprès de fournisseurs référencés. Ensuite en rendant obligatoires les commandes – sauf exceptions validées par la direction – et en instaurant en amont un processus simple de validation des demandes d’achat, qui permet de réduire mécaniquement les dépenses. Puis, après contrôle de la bonne réception des produits ou des services, en disposant d’une chaîne automatisée d’enregistrement et de rapprochement des factures. « Cette chaîne de traitement doit reposer sur des fondations solides, autour de processus et de référentiels structurés (fournisseurs, articles, contrats, etc.) mais aussi, chaque fois que cela est possible, de catalogues matérialisant les tarifs des produits et services négociés en amont », considère-t-il.
Les solutions spécialisées offrent une meilleure couverture fonctionnelle
Pour activer ces leviers, il n’y aurait pas de solution miracle. L’optimisation passe en fait par une combinaison de bonnes pratiques, d’outils adaptés et de conduite du changement, en interne et avec les fournisseurs. Pour autant, « la digitalisation, qui permet de démultiplier les gains, ne peut plus être une option », insiste Bertrand Gabriel. Bien entendu, les ERP, dans le prolongement de la comptabilité et de la gestion de production, et les logiciels bureautiques ont longtemps apporté un premier niveau de réponse. « Mais en raisonnant sur la totalité du processus achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs, c’est-à-dire dire sur le périmètre cible des organisations en quête d’une performance globale contribuant aux résultats de l’entreprise, les solutions spécialisées offrent une meilleure couverture fonctionnelle et plus de souplesse, poursuit-il. Davantage d’innovations aussi ».
Quelles sont les attentes des ETI-PME ?
Si les ETI-PME font face aux mêmes enjeux achats que les grands groupes, leurs attentes vis-à-vis d’une solution digitale spécialisée peuvent s’avérer bien plus fortes sur de nombreux points. En termes d’accessibilité d’abord, pour faciliter l’adoption par les utilisateurs et accélérer le déploiement. Au-delà de la couverture fonctionnelle, alignée sur le besoin et focalisée en priorité sur les flux transactionnels du P2P, la solution doit être ergonomique, avec notamment des écrans particulièrement adaptés aux utilisateurs occasionnels, issus des standards de l’e-commerce et ne nécessitant pas ou peu de formation. La rapidité de démarrage et la possibilité d’activer facilement des fonctionnalités complémentaires sont aussi des critères déterminants au moment de choisir. Ainsi que le rapport de force (taille, proximité, etc.) avec le partenaire mettant à disposition la solution et assurant sa mise en œuvre, le plus équilibré possible, pour garantir une écoute et une réactivité aux demandes spécifiques.
La question de la rentabilité se pose pour les entreprises de taille intermédiaire
« Avec le manque de ressources internes pour mener le projet, le budget est l’autre grande préoccupation des ETI-PME qui souhaitent digitaliser leurs achats », constate Bertrand Gabriel. « Leurs dirigeants, très pragmatiques ont besoin d’un retour sur investissement (ROI) rapide ». Ce qui, au regard des volumes d’achats en jeu, souvent relativement limités, suppose que la solution soit peu onéreuse, aussi bien en coûts initiaux (acquisition de la solution, configuration et intégration, formation, déploiement, etc.) qu’en frais d’exploitation (utilisation, administration, maintenance, etc.), et apporte une valeur ajoutée la plus importante possible.
Article complet de La Veille Digital Achats : « Une nouvelle ère digitale s’ouvre pour les achats des ETI »