Avec la couverture fonctionnelle et les aspects économiques, l’ergonomie est devenue l’un des tout premiers critères de choix d’une solution digitale achats. Pour répondre aux attentes et se différencier, les éditeurs ont consacré d’importants efforts au confort et à la simplicité d’utilisation de leur outil.
Longtemps difficiles à appréhender, les solutions digitales achats ont gagné en intuitivité et en convivialité au cours des dernières années. La raison : la pression mise sur les éditeurs par les entreprises qui, après s’être focalisées sur les capacités des outils en termes de création de valeur (économies, simplification des traitements, sécurisation des processus, maîtrise des risques, etc.), ont compris que l’« expérience utilisateur » était déterminante pour améliorer le taux d’adoption et donc le retour sur investissement de leur projet. Les résultats de la dernière édition du Baromètre Acxias, mesurant la satisfaction des entreprises utilisatrices vis-à-vis des outils et de leur éditeur, le confirme. A la question relative aux critères de choix de la solution, si les trois premières réponses n’ont pas varié depuis 2012, l’ergonomie arrive désormais en tête avec 45 % de citations.
Elle devance le coût du projet (40 %), qui se maintient à la deuxième place, et la couverture fonctionnelle (32,5 %), sachant toutefois que l’adéquation aux besoins est considérée comme une condition implicite de sélection par la plupart des répondants. Quoi qu’il en soit, la tendance n’est pas illogique. En effet, avec la démocratisation des applications Internet et des usages privés de la technologie, les utilisateurs n’acceptent plus des outils aux interfaces désuètes dans le cadre professionnel. L’explosion de l’usage des smartphones et autres tablettes a encore amplifié leur ressenti. Et mis une pression supplémentaire sur des éditeurs contraints de suivre la tendance, pour offrir des interfaces web ou « responsive design », alors que l’utilisation des outils e-achats en situation de mobilité ne cesse de se développer.
Seulement, reformater et alléger les écrans nécessite un investissement en temps et en argent qui peut être important. En effet, plus un outil est simple pour les utilisateurs, plus il est compliqué pour les équipes de développement : il est nécessaire de revoir totalement les interfaces, en termes de graphismes, d’architecture, de protocole de gestion, etc. Une complexité encore plus grande pour les éditeurs historiques du marché, handicapés par leur couverture fonctionnelle étendue, les technologies employées ou le fait que leur offre repose, parfois, sur un assemblage de plusieurs solutions. L’investissement nécessaire à une mise à niveau ergonomique est d’autant plus conséquent que le confort d’utilisation n’est pas qu’une question d’esthétique ou d’intuitivité. La performance compte aussi, qu’il est possible d’améliorer en multipliant les astuces : affichage partiel des écrans, mise en mémoire cache des éléments statiques, mécanismes d’équilibrage de charge, etc.
Au-delà de la demande des entreprises, les éditeurs spécialisés ont aussi compris que l’ergonomie était une façon de se démarquer de la concurrence. En particulier de celle des ERP qui couvrent de mieux en mieux les achats. Aujourd’hui, qu’il s’agisse d’un projet de renouvellement ou de première informatisation de la fonction, proposer un outil offrant la meilleure « expérience utilisateur » permet de l’emporter plus facilement.
Mais que souhaitent précisément les entreprises ? Des interfaces « user friendly », d’abord, en termes d’esthétique des écrans : couleurs, formes, boutons, images etc. Mais elles attendent surtout des améliorations en termes d’intuitivité et de logique fonctionnelle, dans une approche homogène lorsque plusieurs modules composent la solution. Les entreprises veulent aussi plus de souplesse, pour réorganiser les écrans proposés en standard ou les personnaliser, lorsque les outils ne proposent pas eux-mêmes des pages qui s’adaptent au profil de l’utilisateur en fonction de la position hiérarchique, du rôle opérationnel, de la fréquence d’usage, etc.
D’une façon générale, il s’agit d’offrir un accès rapide aux fonctionnalités et aux informations propres au besoin de chacun, en un minimum de clics. Ou encore de faciliter les interactions avec d’autres applications, en commençant par les logiciels bureautiques de type Excel. L’aide à la saisie ou à la recherche devient aussi la règle, comme sur Internet et n’importe quel téléphone mobile. Il s’agit enfin d’accompagner l’utilisateur, lors de la prise main de nouvelles fonctionnalités ou en cas de blocage. Les dernières innovations chez Ivalua et SAP Ariba vont, par exemple, dans ce sens. Le premier a ainsi lancé d’Ivalua Academy, un centre d’e-learning pour l’ensemble des fonctionnalités de sa suite, pour tous les profils d’utilisateurs. Quant à SAP Ariba, son « Guided Buying » offre une nouvelle ergonomie et cinématique, ainsi qu’un ensemble d’outils (documentation, tutoriels, aide contextualisée, etc.) pour faciliter l’appropriation de ses solutions. BravoSolution, Determine et autres SynerTrade ne sont pas en reste, proposant eux aussi des interfaces de plus en plus épurées et intuitives, avec des menus d’aide contextuels.