Brique historique du système d’information achats, déployé pour faciliter et encadrer le processus de commandes, la gestion des catalogues retrouve une nouvelle jeunesse. L’explosion de l’e-commerce grand public conjuguée à la recherche d’économies ont fait naître de nouveaux besoins aux achats.
Coup sur coup, plusieurs éditeurs e-achats (B-pack, Ivalua, Oxalys Technologies, Pool4Tool, SynerTrade, etc.) viennent d’annoncer des innovations en matière de gestion des catalogues électroniques. Il faut dire que dans les projets couvrant la chaîne d’e-procurement, la demande est devenue quasi systématique, pour des fonctionnalités s’alignant sur les standards de l’e-commerce et une couverture toujours plus étendue de catégories. Car les avantages de ces outils, nombreux, sont de mieux en mieux perçus. Pour les directions des achats, recourir aux catalogues est d’abord un moyen d’encadrer les pratiques, en s’assurant du respect des contrats et des procédures internes. Les catalogues contribuent aussi au pilotage de la stratégie achats, en facilitant la comparaison des offres et en orientant les commandes vers certains fournisseurs ou produits. Avec, à la clé, un gain de temps considérable, puisqu’il n’est plus nécessaire de demander des devis ni de mener des négociations, et des dépenses évitées.
Si, en moyenne, la couverture des catalogues électroniques actuellement en place dans les entreprises dépasse rarement la moitié du montant de leurs achats, le déploiement devrait s’accélérer.
Pourquoi ?
Essentiellement parce que les barrières historiques sont en train de tomber. Les fournisseurs, plutôt réticents jusqu’ici, comprennent enfin leur intérêt en termes de visibilité et de qualité des commandes reçues : documents standardisés, données à jour, nombre d’erreurs réduit, etc. De leur côté, les opérationnels (prescripteurs, clients finals, etc.), désormais habitués aux standards de l’e-commerce dans leur vie quotidienne, réclament ce même type d’outil dans leur cadre professionnel pour commander des articles à des conditions négociées en amont, de façon simple et rapide. Avec un certain écho du côté des éditeurs, à l’image de B-pack qui indique que sa dernière version propose une « intégration du e-commerce Amazon directement dans le procurement ». Ou de SynerTrade qui prévoit de lancer avant l’été « une nouvelle plate-forme d’achats sur catalogues de type Amazon », Webshop. Oxalys Technologies, comme Perfect Commerce, propose aussi des fonctionnalités complémentaires de tri, de comparaison, etc.
Mais le déploiement des projets devrait aussi s’accélérer du fait de l’enrichissement fonctionnel des solutions, en particulier pour simplifier le travail des équipes achats. Certains éditeurs métiers qui s’appuyaient sur des solutions spécialisées pour proposer des fonctionnalités avancées, ont même revu leur stratégie. En remplacement de Wallmedien, Pool4Tool a ainsi développé son propre outil de gestion de catalogues. « Alors que le module d’e-procurement est de plus en plus utilisé pour les achats indirects, mais aussi pour les demandes concernant les achats directs, intégrer la gestion des catalogues (chargement, contrôle/validation, activation…) au sein de notre suite permet d’avoir une expérience utilisateur (acheteur et fournisseur) unifiée et en lien direct avec le module de workflow », explique Bertrand Maltaverne, senior business consultant chez l’éditeur autrichien. C’est aussi pour fluidifier la relation entre acheteurs et fournisseurs qu’Ivalua a récemment renforcé la gestion des catalogues dans sa suite Buyer. D’une façon générale, les outils s’ouvrent davantage aux fournisseurs en proposant des formulaires de saisie, des espaces pour déposer des fichiers ou des interfaces de prévisualisation des catalogues qui seront déployés par leurs donneurs d’ordres.
Sur le plan purement fonctionnel, l’enjeu pour les éditeurs est surtout de proposer une administration simplifiée. Bien entendu, pour les catégories complexes à gérer (nombreuses caractéristiques, annexes techniques, photos, etc.) ou mono-fournisseur, l’approche punch out permet déjà de décentraliser la gestion des catalogues, hébergés directement dans le système source. Seulement, elle présente un inconvénient majeur : la variété des interfaces, puisque les commandes sont passées directement dans la plate-forme du fournisseur. En réponse, B-Pack prétend que la « nouvelle génération » de sa solution permet de récupérer les données des catalogues punch out ou en ligne pour les intégrer directement. Désormais, de plus en plus de solutions proposent aussi des fonctionnalités de gestion globale du« cycle de vie des catalogues » pour faciliter le travail des acheteurs, par exemple à l’aide de tableaux de bord pointant les anomalies (lacunes, incohérences, obsolescence, etc.), le plus souvent complétés de mécanismes d’alertes. « Au final, avant de contrôler l’application effective des conditions négociées, tout l’enjeu est d’améliorer la qualité des catalogues mis à la disposition des opérationnels », résume Gérard Dahan, directeur d’Ivalua EMEA.