Glossaire

Langage de programmation propriétaire de SAP. Etendu pour englober un modèle de données orienté objets (ABAP Objects) à partir de sa version 4.5, il a été intégré comme langage d'un produit plus général appelé NetWeaver.

L’accord-cadre est un dispositif qui permet de sélectionner un certain nombre de prestataires, et de passer un accord sur base d'un contrat- cadre avec un ou plusieurs d'entre eux.

Basée sur une méthode de classification déclinant la loi de Pareto (80/20), la classe C regroupent les achats de faibles montants, essentiellement indirects, représentant en moyenne 5 % du budget achats des entreprises et 50 % des catégories d\'achats.

Achats entrant dans la composition du produit final ou intervenant directement dans le processus de production (machines outils dans l'industrie, systèmes d'information dans la banque-assurances, énergie dans les transports, etc.).

Biens et services nécessaires à l'entreprise pour fonctionner mais qui n'entrent pas dans son cœur de métier. A contrario des achats directs, leur gestion est moins structurée et généralement délégués aux prescripteurs et aux utilisateurs finaux.

Achats réalisés hors du processus métier, c'est-à-dire auprès de fournisseurs non référencés, via un canal non approuvé ou à un prix autre que celui négocié. Ils génèrent une augmentation importante des temps et des coûts de traitement, et posent des problèmes par rapport aux obligations réglementaires (devoir de vigilance vis-à-vis des fournisseurs, respect des délais de paiement, etc.).

Une API est une interface logicielle qui permet de connecter une application à une autre afin d'échanger des données et des fonctionnalités.

Voir RFP, Request For Proposal

L'appel d'offres est dit ouvert lorsque tout fournisseur peut remettre une offre. L'appel d'offres est dit restreint lorsque seuls ceux qui y ont été autorisés après sélection peuvent remettre des offres.

L’assistance à maîtrise d’oeuvre a pour mission d’aider le maître d'oeuvre à mener un projet, ce dernier ayant la compétence technique.

L’assistance à maîtrise d’ouvrage a pour mission d’aider le maître d'ouvrage à définir et piloter un projet, puis à exploiter le produit livré. Il a un rôle de conseil, d'assistance et de proposition, le décideur restant le maître d'ouvrage.

La notion de stock « Available to promise » intervient au niveau du plan directeur de production. Il est le résultat de la quantité mise en production à laquelle seront soustraites toutes les commandes fermes des clients.

Procédé par lequel l'acheteur adresse à un fournisseur son auto-facturation sur la base des produits réceptionnés ou services effectués sur une période donnée.

Ensemble des relations commerciales interentreprises et, par extension, adjectif décrivant des entreprises ou des activités exercées dans la sphère professionnelle.

Ensemble des relations commerciales entres les entreprises et les entités du secteur public, qu'il s'agisse de collectivités territoriales, de services de l’État ( centraux, gouvernementaux, etc.) ou d'établissements hospitaliers. Par extension, l'adjectif décrit les activités exercées dans ce cadre.

Technologie et méthode analytique visant à exploiter des mégadonnées ou données massives, disponibles dans des formats variés. Elle repose sur une approche en trois « V » ( volume, vitesse, variété), parfois cinq en y ajoutant les notions de « véracité » et de « valeur » des données.

Liste complète des matières premières, des pièces et des outils nécessaires pour fabriquer un produit donné. Elle doit également inclure les composants et sous-composants, ainsi que les quantités requises pour chacun d'entre eux.

Technologie permettant de stocker et de transmettre des informations de manière transparente, sécurisée et sans organe central de contrôle. Les transactions, enregistrées dans un livre de compte digital sous forme de blocs, sont validées par des moyens cryptographiques et par une logique d’approbation de l’information par consensus entre les maillons du réseau de participants, également appelés nœuds.

Journal d'annonces publié par la Direction de l'information légale et administrative dans le cadre de sa mission de garantie de la transparence économique et financière. Le BOAMP est consultable sur le site Internet du Journal Officiel.

Document décrivant de manière complète et précise le besoin, qu'il s'agisse d'un produit (nature, catactéristiques, etc.) ou d'un service (périmètre, modalités d'exécution, etc.)

Demande de livraison d'une quantité de produits par référence à une commande ouverte ou un contrat.

Le catalogue électronique matérialise l'accord entre un fournisseur et un acheteur Il s'agit de l'ensemble des produits et/ou services contenu dans l'accord cadre signé entre les parties.

Structure assurant la production de tâches opérationnelles pour plusieurs sociétés, sites ou entités d’un même groupe, généralement sur des tâches à « faible valeur ajoutée » d'une ou plusieurs fonctions supports.

Format de facture élaboré par l’organisme UN/Cefact (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) avec la contribution de nombreuses organisations professionnelles, utilisé pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial entre des partenaires commerciaux.

Gestion proactive et méthodique d'un contrat depuis sa définition jusqu'à son exécution et son renouvellement. En s'appuyant notamment sur des outils spécialisés, pour assurer le contrôle de conformité et le suivi des échéances, elle permet d'améliorer l'efficacité des achats et de réaliser des économies.

Code juridique regroupant les règles et procédures que les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices doivent respecter pour leurs achats en matière de travaux, de fourniture et de service.

Les conditions générales d'achat précisent les différentes modalités d'achat que l'acheteur souhaite faire appliquer à ses fournisseurs.

Les conditions générales de vente précisent les modalités de vente d'un produit ou d'une prestation de service par un professionnel. Elles permettent d' encadrer les relations commerciales.

État de ce qui présente un accord complet, une adaptation totale, avec des lois, des normes ou des règles internes applicables au sein d'une organisation, dans un domaine concerné. Le terme « compliance » est souvent utilisé dans le monde professionnel pour désigner toutes les mesures garantissant le respect de la conformité.

Contrat ayant pour objet d’établir les termes régissant les marchés à passer au cours d'une période donnée. Il peut repose sur un accord- cadre.

Ensemble des outils et techniques destinés à tenir compte des souhaits et des attentes des clients et des prospects, afin de les satisfaire et de les fidéliser en leur offrant ou proposant des services.

Solution logicielle qui se superpose à une application et vient guider l'utilisateur "pas à pas", en orientant le parcours de navigation et en apportant toute l’aide nécessaire en temps réel. Les plus sophistiquées peuvent suggérer par anticipation les actions pertinentes à réaliser.

Gestion des données, ou Data, visant à en assurer la qualité par un procédé de nettoyage (cleansing), en évitant les doublons, les erreurs, les manques, les problèmes de codification, etc. Aux achats, ce traitement peut aussi être l'occasion d'un enrichissement, en particulier pour les données fournisseurs.

Proche du correspondant informatique et liberté (CIL), ce délégué identifie les risques et met en place des procédures pour organiser la protection des données lors des opérations et traitements. Son rôle est aussi de sensibiliser et de former les collaborateurs à ces questions.

Document informatique sur lequel est exprimé un besoin par un utilisateur, pour acquérir un ou plusieurs produits et/ou services pour une certaine quantité et pour une date donnée. La demande d'achat donne lieu à un bon de commande transmis aux fournisseurs identifiés à l'issue de sa validation.

La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents de facturation du support papier au support numérique (électronique).

Le Directeur des achats définit et met en oeuvre la stratégie et la politique achats de l'entreprise, en accord avec son environnement (secteur d' activité, contraintes économiques, organisation, etc.) et ses besoins en termes de produits et de services.

Le Directeur du digital, également appelé Directeur du numérique, initie, accompagne et renforce la transformation numérique et digitale de l'entreprise.

Déclaration sur l'honneur permettant à une entreprise candidate à un marché public de déclarer son statut financier, ses capacités et son aptitude pour participer à la procédure.

Voir Procure-to-Pay

Concept qui regroupe en amont les actions de sélection fournisseurs c'est-à-dire l'e-sourcing (Source-to-contract) et en aval le passage et le suivi des commandes c'est-à-dire l’e-procurement (Procure-to-receipt), jusqu'à la facturation-paiement (Invoice-to-pay).

Une facture électronique ou facture dématérialisée est une facture transmise et traitée sous forme électronique de bout en bout (de sa génération chez le vendeur à son enregistrement comptable chez le client en passant par sa transmission par voie informatique)

Utilisation de moyens électroniques (particulièrement des techniques de l'information et de la communication) pour réaliser des affaires

Activité qui se concentre sur le processus d'achat et d'approvisionnement, par le biais d'un moyen électronique tel qu'Internet. On parle aussi de sites marchands et d'e-marchands pour désigner les acteurs de ce commerce en ligne.

Solution électronique des approvisionnements qui permet à l'entreprise de gérer efficacement la chaîne des achats en dématérialisant et automatisant les process liés aux cycles approvisionnement et achat.

L'e-sourcing a pour but d'optimiser l'amont de l'achat en standardisant et automatisant le plus possible la recherche, la sélection et la négociation avec les fournisseurs. L'économie réalisée provient principalement de la diminution des coûts de négociation et de transaction.

Acronyme d'origine anglaise traduit en français par Échange de données informatisé (EDI) pour l'administration, le commerce et le transport. Cette norme mise en place par les Nations Unies définit les règles d'interopérabilité des messages EDI en spécifiant les contenus et leur syntaxe.

Méthode d'achat utilisant des outils Internet pour organiser et mener une mise en concurrence de fournisseurs par enchères

Progiciel de gestion qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise : gestion de production, gestion commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, gestion des achats. A l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique.

Format de facture, également appelé facture mixte ou hybride, mis en place pour faciliter l’adoption de la facture électronique par toutes les entreprises. Il combine une image lisible de la facture au format PDF, contenant toutes les informations utiles à son traitement, notamment en cas d’écart, et des données présentées sous forme de fichier structuré au format XML, plus ou moins détaillé (minimum, basic, extended, etc.), permettant une intégration et un rapprochement automatisé.

Voir Dématérialisation de factures ou e-Billing

Plateforme électronique de gestion des réservations permettant aux agences de voyages de connaître l'état du stock des différents fournisseurs de produits touristiques (compagnies aériennes, chaîne d'hôtels, société de location de voiture, etc.) et de réserver à distance.

Ce document, ou reçu de marchandises (ou d'un service) en français, confirme la bonne réception par le client.

Regroupement d’entreprises, matérialisé ou non par la création d’un organisme dédié, qui a pour vocation de négocier des tarifs et de bénéficier de remises plus intéressantes que lorsqu’une entreprise achète seule, grâce au volume d’achats généré.

Ensemble de technologies permettant à un système informatique de simuler certains traits de l'intelligence humaine : apprentissage, compréhension, décision, etc. à partir de l’expérience.

Capacité d'une solution ou d'un dispositif à fonctionner avec d’autres composants de son environnement, pour communiquer ou opérer ensemble via des interfaces, sans restriction d’accès ou de mise en œuvre. Le terme se rapproche de la notion de compatibilité, qu'il sous-tend.

Ce document, ou reçu de facture en français, confirme la bonne réception par le client.

L'Invoice-to-pay couvre l'ensemble des étapes du processus allant de la facturation au paiement, y compris le rapprochement avec la commande et l'enregistrement comptable, ainsi que la gestion des éventuelles erreurs ou des litiges.

Technologie regroupant des « objets » équipés de capteurs en vue de se connecter à d'autres systèmes sur Internet, via des réseaux spécialisés, pour échanger des données. Aux achats, l'IoT concerne principalement la gestion d'actifs et des flux logistiques.

Journal publié quotidiennement (jours ouvrés) par l'Office des publications de l'Union européenne. Il est notamment dédié à la publication des annonces légales pour les avis d’appel à la concurrence européens de marché public.

Indicateur permettant de mesurer et de suivre les résultats d’une activité, généralement utilisé pour définir une stratégie ou des actions de corrections.

Méthode inspirée du Lean Management qui vise à améliorer le processus d'achat et d'approvisionnement, en identifiant les sources de dépenses inutiles ou superflues.

Ensemble de technologies permettant de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numériques structurés ou semi- structurés.

Procédure par laquelle l’acheteur définit librement les modalités de passation du marché, dans le respect des principes de la commande publique.

Activité fondée sur un ensemble d'outils et de processus consistant à gérer et à diffuser les données des référentiels (fournisseurs, contrats, articles, etc.) dans l'entreprise.

La MRO couvre l'ensemble des pièces de maintenance permettant de réparer ou de soutenir les opérations de production.

Progiciel permettant d'optimiser le processus de fabrication grâce à un système de planification des ressources de production et d'inventaire automatisé. Il permet de mieux maîtriser le travail en externalisant quelques tâches telles que le suivi de l'approvisionnement.

L'OCR, en français reconnaissance optique de caractères ou océrisation, désigne les procédés informatiques pour la traduction d'images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers texte.

Miroir du Procure-to-pay, l'Order-to-cash couvre le processus allant de la prise de commande au règlement chez les vendeurs ou fournisseurs.

Indicateur de performance de la chaîne d'approvisionnement qui évalue la capacité d'un fournisseur à respecter ses engagements de livraison. Il mesure la capacité à expédier les produits dans la quantité demandée, dans les délais impartis et au bon endroit.

Plateforme autorisée à échanger des factures dématérialisées et à transmettre les données au portail public dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique pour les entreprises, en place à compter de mi-2024 en France. Chaque PDP doit être immatriculée comme partenaire de l’administration, pour une durée de 3 ans renouvelable.

Plateforme dans le cloud sur laquelle un opérateur permet à ses clients et partenaires de développer, d'exécuter et de gérer des applications sans avoir à construire et à maintenir l'infrastructure technique nécessaire.

Expérimentation ayant pour but de démontrer la faisabilité d'un procédé ou d'une innovation, et plus généralement d'un projet.

Plateforme centralisée de dématérialisation des factures (probablement Chorus Pro), via laquelle transiteront progressivement l’ensemble des flux de facturation des entreprises. Le PPF a pour rôle de gérer un annuaire (entreprises, plateformes partenaires), de proposer un "socle de service minimum" et de concentrer les données destinées à l'administration fiscale, en lien avec les plateformes de dématérialisation partenaires.

La notion de pouvoir adjudicateur désigne un acheteur public ou privé dont la passation de certains contrats, à savoir les marchés publics et les concessions, obéit à des règles de publicité et de mise en concurrence.

Voir Demande d'achat.

Le Procure-to-pay couvre le processus allant de la gestion des demandes d'achat et des commandes au paiement des fournisseurs. Il regroupe le Procure-to-receipt et l'Invoice-to-pay.

Le Procure-to-receipt couvre le processus allant de la gestion des demandes d'achat et des commandes à la réception des marchandises ou des services.

Processus continu de suivi et de mesure de l’efficacité des dépenses et des équipes achats, visant principalement à accroître la visibilité et la légitimité de la fonction au sein d’une organisation.

Le Purchase-to-Pay, abusivement appelé P2P (Procure-to-pay), couvre l'ensemble des étapes du processus achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs, depuis la veille technologique et commerciale jusqu’au paiement des commandes et l’évaluation des fournisseurs. Il est similaire au Source-to-pay (S2P).

Rattaché à la DSI ou à la direction des achats, le RSIA est responable des systèmes d'information couvrant les processus achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs, ainsi que des projets associés.

Une demande d'information auprès d'une entreprise précède son éventuelle homologation pour rejoindre le panel des "prospects fournisseurs".

La RFP est émise en phase amont lors du processus d'achat, pour obtenir un ensemble de réponses à un besoin exprimé. Il s'agit d'une demande adressée aux fournisseurs, souvent par le biais d'un appel d'offres, afin qu'ils soumettent une proposition spécifique sur un produit ou un service.

Processus formel d'appel à cotation sur le marché pour une offre de biens ou de service Présuppose le choix parmi des fournisseurs préalablement homologués et constituant un panel de fournisseurs agréés.

Une RFX couvre toutes les formes de demandes adressées aux fournisseurs, pour des informations (RFI, Information), des offres (RFP, Proposal) ou encore des devis ou chiffrages (RFQ, Quotation).

Texte européen entré en vigueur en mai 2018, ayant comme objectif de permettre aux individus de contrôler plus facilement la manière dont leurs données sont collectées, utilisées, partagées et stockées. Au moyen de procédures et d’outils dédiés, les directions des achats doivent notamment garantir la sécurité des informations relatives aux contacts fournisseurs et s’assurer de la mise en conformité des prestataires qui hébergent ou traitent des données pour le compte de leur entreprise.

Activité visant à identifier les risques en les anticipant au maximum, pour les évaluer, les hiérarchiser et réagir rapidement afin d'en minimiser les conséquences sur les processus. Dans le domaine des achats, la multiplicité des formes de risques, liés à la défaillance de fournisseurs ou à des événements externes (aléas climatiques, géopolitiques, sanitaires, etc.), ne fait que complexifier la problématique.

Le ROI est la mesure de l'efficacité d'un investissement en termes de rentabilité. Il consiste généralement en un simple ratio comparant la valeur du coût de l'investissement avec sa rentabilité, pour déterminer le moment d'équilibre.

Technologie apparue avec la robotisation dans l’industrie, grâce à laquelle un robot logiciel réplique des actions jusqu’alors réalisées par un opérateur humain à travers l’interface d’une application informatique, de façon répétée et totalement autonome. Elle permet aux équipes de se concentrer sur les dossiers complexes ou sur les exceptions, et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La responsabilité sociétale des entreprises désigne la prise en compte, sur base volontaire, et parfois juridique, des enjeux environnementaux, sociaux, économiques et éthiques dans leurs activités.

Plateforme de SAP qui regroupe dans un même environnement unifié les données et l'analytique, l'intelligence artificielle, le développement d'applications, l'automatisation et l'intégration.

Plateforme utilisée par les salariés pour effectuer eux-mêmes les réservations liées aux voyages d'affaires (transport, hôtellerie, location de voiture, etc.), en lien avec les systèmes globaux (GDS, voir dans le Glossaire).

La gestion de la supply chain, dépassant le périmètre de la logistique limité aux opérations physiques de stockage et de transport, couvre l'ensemble des activités du domaine : la stratégie, la planification, le pilotage de la chaîne de bout en bout.

Un système d'information ou informatique est constitué de matériels, de logiciels et de processus assurant la collecte, la manipulation, l'analyse et la modélisation de données référencées au sein d'une entreprise mono ou multi-sites

Système d'information dédié à la gestion du processus achats, et par extension des processus d'approvisionement et de comptabilité fournisseurs.

Procédé technique et juridique permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Aux achats, elle est applicable aux contrats, aux factures, etc.

La gestion de la SLP permet d'intégrer, de qualifier, de segmenter et de gérer les fournisseurs, mais aussi d'automatiser et de rationaliser leur gestion en assurant un alignement avec la politique achats sur la base de données cohérentes.

Mode d'exploitation des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants, dans le cloud, plutôt que dans le système d'information de l'entreprise. Les utilisateurs, qui partagent le code, évitent les contraintes techniques et payent à l'utilisation, généralement sous forme de loyer mensuel.

Une solution Source-to-contract couvre l'ensemble des étapes du processus allant du sourcing à la contractualisation, en passant par les consultations (appels d' offres, enchères) et les négociations.

Une solution Source-to-pay couvre l'ensemble des étapes du processus achats, approvisionnements et comptabilité fournisseurs.

Étape du processus achats dédiée à l'identification, à la qualification (homologation) et à la présélection de prospects fournisseurs.

Solution pour gérer les relations fournisseurs afin d’accroître la qualité des approvisionnements et la profitabilité générale de l’entreprise.

Le Strategic sourcing englobe les processus Source-to-contract, de gestion de la performance et des données fournisseurs, et d'analyse des dépenses.

Solution pour gérer l'ensemble des aspects de la relation fournisseurs sur toute la durée du partenariat commercial.

Le Supply chain finance regroupe divers services financiers favorisant le financement des fournisseurs : Reverse factoring, Cash planner, Dynamic dicounting, Accounts receivable financing, etc. Les acheteurs peuvent ainsi négocier des facilités de paiement supplémentaires (délais, escomptes, etc.), ce qui se traduit par une disponibilité de liquidité accrue.

Coût global d'un bien ou d'un service tout au long de son cycle de vie, au-delà du simple prix d'achat. Son calcul intègre notamment les coûts indirects, ou "cachés", comme le coût d'utilisation (énergie, consommables, etc.), de maintenance (pièces détachées, entretien, etc.) ou de retrait (recyclage, revente, destruction).

Une solution de TEM prend en charge les différents aspects de la gestion des coûts liés aux télécommunications, depuis l'établissement des contrats avec les opérateurs jusqu’au suivi du parc de terminaux, en passant par le contrôle des consommations et la supervision les factures.

Activité englobant les services de maintenance (corrective, évolutive, etc.) d'une ou plusieurs applications assurés par un prestataire externe.

Progiciel destiné à optimiser la gestion des opérations de transport. Il existe de nombreux TMS qui recouvrent une grande variété d\'activités ou d\'étapes dans la chaine logistique.

Voir Travel & Expense Management, TEM

Progiciel destiné à optimiser la gestion des activités financières telles que les flux de trésorerie, les actifs et les investissements.

Une solution de TEM prend en charge les différents aspects de la gestion des déplacements et des frais professionnels.

Bibliothèque électronique de documents XML libres de droit, pour le processus d\'approvisionnement et le transport (bons de commande, bordereaux de réception, factures, lettres de voiture, etc.), basés sur la spécification technique des composants de base ebXML (ISO 15000-5).

Système de codage à huit chiffres utilisé pour classifier à la fois les produits et les services dans les systèmes de commerce électronique.

Voir Source-to-Contract

Processus de définition de l'expérience qu'un utilisateur vivrait lorsqu'il interagit avec une entreprise, ses services et ses produits.

Ensemble des émotions que peut ressentir un utilisateur à travers une interface donnée, que ce soit un site internet, un logiciel ou une application mobile dans le domaine des systèmes d'information. La conception des interfaces repose sur une approche dite d'UX Design.

Progiciel de gestion des ressources externes (collaborateurs détachés, intérimaires, sous-traitants, etc.), pour des prestations variées (conseil, assistance technique, formation, etc.). En tant que solution spécialisée, elle répond aux spécificités de cette catégorie, avec des fonctionnalités avancées qui ne se limitent pas aux opérations d'achat.

Un workflow sert à décrire un circuit de travail, c'est-à-dire une suite de tâches ou d'opérations à effectuer par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Il précise la nature du travail à chaque étape, les délais, les modes de validation, etc., et fournit à chacun des acteurs impliqués les informations sur son rôle et la manière de le remplir au mieux.

Métalangage informatique de balisage générique, XML est un sous-ensemble du Standard Generalized Markup Language (SGML). Format orienté texte, il s'est imposé comme un standard pour faciliter les échanges entre les systèmes.